Communicatierichtlijn school-gezin

3 maart 2020

Onze communicatie
De Johannes Calvijnschool vindt het belangrijk om vanuit gezamenlijkheid te communiceren met ouders. Een professionele communicatie waarbij een goede samenwerking tussen gezin en school centraal staat is daarbij het uitgangspunt. We vinden het belangrijk dat onze wederzijdse communicatie respectvol, met openheid en duidelijk is. We respecteren elkaars privacy en gaan vertrouwelijk om met informatie.

Praktische uitwerking
Op school maken we onderscheid tussen de formele en informele communicatie. Formeel zijn de momenten waarop er structureel communicatie plaatsvindt tussen school en ouders. Dit is niet gericht op het individuele kind maar is algemeen van karakter. Wij houden formeel contact met ouders door:
• de maandelijkse nieuwsbrief;
• het afleggen van ouderbezoeken: twee keer per schoolloopbaan worden de kinderen bezocht;
• het beleggen van luistergesprekken (september) en contactavonden rondom de rapporten (februari);
• het beleggen van een ouderavond rond een thema;
• het organiseren van ιιn panelgesprek per jaar;
• het houden van een vierjaarlijkse ouderenquκte;
• gesprekken met ouders over leerlingen waar extra aandacht/ zorg voor nodig is. Hierbij zijn naast de intern be-geleider en de leerkracht externen betrokken zoals: orthopedagoge, ambulant begeleider, wijkteam of andere externen
• Parro-app;
• de schoolgids (deze is digitaal te lezen via de website);
• een eigen website.

Naast de formele communicatie vindt er in onze school ook veel informele communicatie plaats tussen school en ouders. Daarbij denken we met name aan (op leerlingenniveau) alle communicatie die er spontaan plaats indt tussen leerkrachten en ouders op diverse momenten en diverse wijzen, gericht op het welbevinden van het kind. Dit kan zijn voor of na schooltijd, face-to-face, per mail, telefonisch, etc. Op beleidsniveau kan er gedacht worden aan het gesprek tussen ouders en de schoolleiding.

Richtlijnen communicatie

Gesprek
• Bij het delen van zorg verdient een gesprek altijd de voorkeur. Bij voortdurende zorg of toename van zorg is het wenselijk dat de intern begeleider aanschuift.
• Het is van belang dat tijdens het gesprek het doel, de verwachtingen en de kaders duidelijk aangegeven worden. Daarnaast is het wenselijk dat een gesprek ook evaluerend afgesloten wordt en indien nodig een vervolg krijgt.

Telefonisch contact
• Ouders kunnen collega's telefonisch voor of na schooltijd op school bereiken. Het is alleen in uiterste noodge-vallen de bedoeling dat leerkrachten 's avonds telefonisch benaderd worden. Wel is het mogelijk om (per mail of mondeling) een belverzoek bij een leerkracht neer te leggen.

Social media en whats-app
• Het is niet de bedoeling dat er communicatie via social media of whats-app tussen ouders en leerkrachten plaats vindt.
• Het is in het kader van de wet op de privacy niet de bedoeling dat er informatie of beeldmateriaal van leerkrachten en/of leerlingen gedeeld wordt op social media.

E-mail
• Het is altijd mogelijk de leerkrachten een e-mail te sturen. E-mail is een prima instrument om iets zakelijk te delen. Het is echter niet het instrument om gevoelige zaken, emoties of ontevredenheid te delen. In dat geval kan er via de mail een (telefonisch) gesprek met de leerkracht aangevraagd worden.
• In het kader van de wet op de privacy gebruiken leerkrachten een schoolaccount. We gaan ervan uit dat per mail verstrekte vertrouwelijke informatie ook vertrouwelijk behandeld wordt.
• Na het versturen van een e-mail mag de andere partij binnen een redelijke termijn (bijv. 2 werkdagen) een eerste reactie verwachten. Er mag echter niet van uitgegaan worden dat een leerkracht voor schooltijd zijn of haar mailbox controleert.

Ouderportaal
• De ouderportaal is bedoeld als informatie voor de ouders, om de leerontwikkeling van hun kind(eren) te volgen. U kunt hierin de naw-gegevens van uw kind(eren) aanpassen. Wij gaan er van uit dat ouders met een zekere regelmaat de ouderportaal bekijken.
• In de ouderportaal zijn de volgende zaken zichtbaar:
Methodetoetsen en de toetsen van het leerlingvolgstysteem (CITO)
Individuele hulpplannen van de kinderen
Absenties van kinderen
Overdrachtsnotitie per kind
Gegevens van klasgenoten en leerkracht(en)
Het rooster van de groep

Parro-app
• Parro is in eerste instantie bedoel om vanuit school op groepsniveau een klein berichtje of een aantal foto's spon-taan te versturen.
• Parro wordt gebruikt voor het inroosteren van contactavonden en gespreksavonden.
• Parro wordt door school gebruikt voor mededelingen m.b.t. ziektevervanging of uitval van lessen. Het wordt dan ook gewaardeerd wanneer ouders 's morgens voor de zekerheid op Parro kijken, met name in een periode van griep. Indien er 's morgens berichten worden geplaatst zullen ouders ook gebeld worden wanneer dit bericht niet is gelezen.
• Het is mogelijk voor ouders om onderling een parrogesprek te starten, bijvoorbeeld met het oog op het organise-ren van feestjes etc. We vragen ouders hier beperkt en functioneel gebruik van te maken.
• Parro wordt functioneel ingezet. We vragen ouders zo min mogelijk te reageren op een schoolbericht. Dit om 'vervuiling' van Parro te voorkomen.
• Ouders kunnen de functie 'parrogesprek starten met leerkracht' gebruiken om een gesprek met leerkrachten te starten. We gaan er vanuit dat belangrijke informatie over het kind niet via Parro gedeeld wordt met de leerkracht.


Terug naar het nieuwsoverzicht